Activitatea de secretariat

Printre activităţile cu importanţă deosebită în cadrul unei organizaţii economico-sociale este şi activitatea de secretariat.
Activitatea de secretariat este structurată în compartimente specializate şi are o amplă generalizare. Ea se desfăşoară la niveluri diferite, atât în cadrul organelor centrale ale administraţiei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primării, consilii locale), cât şi la nivelul agenţilor economici, al unităţilor de profiluri diferite (academii, instituţii de învăţământ superior, şcoli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numărul de funcţii şi unele atribuţii sunt diferite de la o organizaţie la alta.
Munca de secretariat în administraţia publică prezintă unele particularităţi faţă de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca însuşi managementul instituţiilor publice şi structura organizaţională sunt diferite de organizarea şi conducerea companiilor şi firmelor private. Aici termenul de secretară a fost înlocuit cu cel de asistent manager.
Secretariatul este considerat ca interfaţă a şefului unei instituţii cu personalul angajat şi cu persoanele din afară instituţiei şi de asemenea, reprezintă (în unele cazuri) o dublare a direcţiilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribuţiilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribuţii privind personalul, activităţi administrative, activităţi de relaţii cu publicul.
Secretariatul este un auxiliar direct şi indispensabil al conducerii, având ca sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, creându-i astfel condiţiile necesare realizării principalelor sale funcţii: prevedere – organizare – comandă – coordonare control. Secretara trebuie să creeze condiţii optime pentru luarea deciziilor care reprezintă actul esenţial al conducerii.
In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi respectiv persoane care le ocupă) cu activităţi, atribuţii şi sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializaţi sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică (directori de secretariate, şefi de serviciu, secretari-şefi) autoritate subordonată la rândul său direct conducerii şi care are precizate atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.
Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activităţi.
1) Activităţi cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea înscrisurilor dictate de şefi, clasarea documentelor, înregistrarea corespondenţei).
2) Activităţi prin care duc la îndeplinire sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa postului (documentare, corespondenţă, protocol, organizarea manifestărilor, etc.)
3) Activităţi pe care le decid, le iniţiază singure (cursuri de perfecţionare, instruire a secretarelor din subordine),
4) Activităţi de reprezentare a şefilor lor (primiri oficiale, participare la discuţii cu parteneri de afaceri, etc.)
Activităţile se descompun în atribuţii, iar atribuţiile în sarcini. Atribuţia reprezintă sfera de competenţă a unui compartiment, iar executarea atribuţiilor de către un compartiment presupune competenţa membrilor compartimentului în realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activităţi.
Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor
Compartimentului secretariat îi revin atribuţii globale din care se extrag şi se detaliază sarcini pentru fiecare lucrător. Atribuţiile şi sarcinile unei secretare depind de structura şi domeniul de activitate al organizaţiei respective şi sunt cuprinse în fişa postului.
Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi în tara activitatea de secretariat, (in cazul în care funcţionează ca un serviciu autonom), ea include următoarele atribuţii şi sarcini :
executarea lucrărilor de registratura generală (sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu există un compartiment specializat de registratură.
lucrări de corespondenţă primită şi emisă de unitate; lecturarea corespondenţei primite, prezentarea la conducere, înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării corespondenţei primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a corespondenţei cu materialul de bază; pregătirea corespondenţei pentru expediere, predarea la registratură sau expedierea directă, după caz, asigurarea transportului corespondenţei prin organizarea muncii curierilor.
atribuţii de documentare: detectarea surselor interne şi externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub formă de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei unităţii.
scrierea rapidă, stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele, întâlnirile de afaceri, stenografierea după dictare (şi la telefon), transcrierea setnogramelor.
multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maşina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarbă), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea maşinilor de copiat, corectarea greşelilor, cunoaşterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial.
traduceri şi retroversiuni de acte, corespondenţă, materiale documentare, cunoaşterea unei limbi străine de circulaţie internaţională scris şi vorbit un bun organizator al sistemului informaţional, capabil să primească, să prelucreze şi să transmită informaţii, precum şi să ţină la zi evidenţele pentru conducere şi celelalte compartimente ale unităţii;
un bun traducător, capabil să traducă cu rapiditate un text din/în limba română/limba străină;
un bun cunoscător al lucrărilor de secretariat şi corespondenţă, capabil să înregistreze, repartizeze şi să urmărească rezolvarea corespondenţei primite, să pregătească răspunsul la scrisorile indicate de conducere, să prezinte la semnat corespondenţa împreună cu materialul de bază, să întocmească formele de expediere a corespondenţei;
un bun organizator al contactelor între conducere şi persoanele din afară şi din interiorul firmei (întâlniri de lucru, şedinţe, conferinţe); capabil să facă oficiul de secretar de şedinţă şi să redacteze procese-verbale;
un bun documentarist, capabil să detecteze surse de documentare, să selecteze şi să claseze materialul, să-l difuzeze sub formă de buletine, fise, etc;
un bun specialist în manipularea şi utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maşini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc);
un bun lucrător, capabil să întocmească statistici specifice sectorului de secretariat, să le prezinte sub formă de grafice şi tabele;


Rolul secretariatului în sistemul informaţional al organizaţiei
Indiferent de domeniul de activitate al unei organizaţii, de forma sa organizatorică, de mărimea ei, succesul depinde în mare parte de corectitudinea deciziilor, iar în procesul decizional, pe lângă cunoştinţe, experienţă, intuiţie, o mare valoare o are informaţia. Informaţia corectă şi obţinută în scurt timp, stă la baza adoptării unei strategii adecvate în ceea ce priveşte activitatea unei firme.
Organizaţia este privită ca un sistem în care părţile componente contribuie la îndeplinirea activităţii acesteia. Sistemul organizaţional este alcătuit din :
sistemul decizional sau de conducere ;
sistemul operaţional sau de execuţie ;
sistemul informaţional ;
Între sistemul operaţional şi cel decizional legătura se stabileşte prin sistemul Informaţional (SI). Sistemul Informaţional este definit în literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane şi materiale, surse şi nivele consumatoare, canale de circulaţie, proceduri şi mijloace de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi la realizarea obiectivelor organizaţiei.
Mijloacele umane – sunt reprezentate de persoanele care vehiculează – emit sau transmit informaţii utile în cadrul sistemului organizaţiei.
Mijloacele materiale se referă la maşini şi echipamente de birou (calculator, maşina de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.).
Informaţia poate fi definită ca un mesaj, o ştire, un semnal, un grup de imagini ce reflectă starea unui sistem sau a modului în care aceasta funcţionează şi care aduce receptorului date noi, un plus de cunoaştere.
Fiecărei activităţi umane desfăşurate în forma de organizare şi structură specifice îi corespund informaţii specifice. Sursele de informaţie se regăsesc atât pe plan decizional cât şi operaţional. Informaţia este utilă cuiva dacă este cerută de un consumator de informaţie, indiferent dacă acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesită câteva elemente esenţiale :

Informaţia circulă între emiţător şi receptor prin canale specifice (poştă, telefon, etc.) şi poate fi sub formă de : date, texte, imagini fixe, secvenţe audio sau video etc.
Cantitatea de informaţii care se vehiculează între emiţător şi receptor constituie fluxul informaţional. Distingem un flux de intrare de informaţii şi un flux de ieşire de informaţii. De exemplu, legătura cu alte organizaţii aduce un flux de informaţii din afară (o cerere de ofertă, o comandă, etc.). În fluxul de ieşire al informaţiilor se pot încadra diverse forme de corespondenţă (oferta etc.). Se impune o organizare a informaţiei care circulă atât în cadrul organizaţiei cât şi între aceasta şi exterior.
Comunicarea în cadrul unei organizaţii sau în afară acesteia se desfăşoară în bune condiţii doar în cazul în care fluxul informaţional cu elementele sale componente – preluarea – prelucrarea şi transmiterea informaţiilor respectă o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informaţii potrivite, la modificările, transformările, prelucrarea în vederea obţinerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informaţii) prin respectiva informaţie. De asemenea, un rol important îl are şi forma de prezentare precum şi alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informaţiei. Este un lucru recunoscut că în acest proces preluare – prelucrare – transmitere, secretarei (asistentei manager) îi revin sarcini importante.
O secretară trebuie să ştie de unde să obţină informaţiile solicitate, cum să obţină în timp util şi să le folosească eficient pentru fiecare situaţie. Este cunoscut faptul că la angajare, firmele solicită secretarei (asistentei manager) cunoştinţe despre utilizarea Internetului, a calculatorului şi a altor mijloace moderne de informare.
Preluarea informaţiei necesită cunoaşterea surselor de informaţii. Sursele de informaţii pot fi comenzile, minutele diverselor întâlniri de afaceri, cercetări de piaţă, baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organizaţii, programe de activitate, serviciul de informaţii teletext, Internetul, reţeaua Intranet, manuale, fişe, biblioteca proprie etc.
După preluarea unei informaţii aceasta trebuie transmisă (prin intermediul canalelor interne de transmitere a informaţiei) persoanelor competente la rândul lor, acestea pot păstra informaţia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei informaţii răspuns adecvate.
Informaţia ce urmează a fi transmisă capătă un caracter special şi în funcţie de modul de prezentare. Modalitatea de prezentare a informaţiilor transmise constituie un element cheie în dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent însă de modul de prezentare trebuie avut în vedere că mesajul să fie foarte clar, să răspundă intereselor celor care au cerut să fie într-o formă cât mai atractivă.
Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea şi coerenţa informaţiei şi canalul ales pentru transmitere. În caz contrar pot apărea distorsiuni în receptarea informaţiei. Astfel :
dacă informaţia trebuie transmisă rapid unui număr mare de oameni se va alege fax-ul, e-mail-ul ;
dacă se impune desfăşurarea unei şedinţe şi pentru a reduce costurile (timp şi bani) se va alege videoconferinţa ;
dacă mesajul este mai complex şi necesită şi oferirea unor explicaţii suplimentare se va alege discuţia faţă în faţă sau telefonul ;
dacă informaţiile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.
In concluzie, putem spune că informaţia, pe lângă caracterul de unitate şi utilitate, trebuie :
să fie exactă şi completă ;
să fie furnizată la timp ;
să corespundă atât cantitativ cât şi calitativ ;
să fie transmisă pe canalul cel mai scurt ;
să fie prezentată într-o formă adecvată şi accesibilă.
Secretariatul reprezintă un important canal informaţional, un releu intermediar şi în anume condiţii un emiţător de informaţii. El acţionează în ambele sensuri ale circulaţiei informaţiei (ascendent şi descendent). Secretariatul este o “staţie” atât în circuitul ascendent (de la sistemul operaţional la cel decizional) cât şi în circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel operaţional).
În sens ascendent al informaţiei secretariatul furnizează conducerii informaţii, unele selectate prin mijloace directe, altele obţinute pe baza delegării de autoritate de la alte compartimente sau unităţi subordonate.
Acestei etape îi sunt specifice informaţii furnizate de secretariat ca:
ˇ prevederi din acte cu caracter normativ;
ˇ prezentarea notelor de comunicări telefonice;
ˇ comunicări verbale personale sau prin microfon, (în general pentru anunţarea unor chemări telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.)
ˇ prezentarea programelor, a unor materiale documentare;
ˇ extrase din acte şi corespondenţa clasată sau arhivată;
ˇ prezentarea corespondenţei primite;
ˇ prezentarea rapoartelor referatelor, informărilor cu privire la situaţii existente sau trecute;
ˇ prezentarea unor situaţii statistice însumate sau prelucrate sub forma unor grafice;
Astfel de informaţii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor.
În sens descendent al circulaţiei informaţiei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se concretizează în:
ˇ activitatea de redactare de ordine, dispoziţii circulare, redactate uneori de secretariate;
ˇ transmiterea orală a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie să le execute;
ˇ note scrise de conducere cu indicaţii pentru efectuarea unor lucrări, constituind decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme;
Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretări ulterioare care să genereze neîndeplinirea sau îndeplinirea parţială sau incorectă a unor sarcini.
A treia etapă a circuitului informaţional, în care secretariatului îi revin sarcini importante este din nou în sens ascendent în cursul executării deciziei.
În această etapă în afară informaţiilor date de compartimentele operaţionale, secretariatul informează permanent conducerea asupra respectării termenelor de execuţie. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) îşi organizează un sistem de evidenţe operative, (scadentarul de termene, agendă, fişiere în care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care îi permit să urmărească pentru informarea conducerii stadiului realizării acestora.
Schimbul de informaţii între conducere şi secretariat se realizează prin comunicări permanente. Permanentul schimb de informaţii, deşi util prin operativitate poate duce uneori la frecvente întreruperi în munca de concepţie a conducerii dar şi a secretariatului.
Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplasează în apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu şi este împărţit în două: o parte pentru comunicări către secretariat, iar cealaltă parte de la secretariat. Sunt exceptate informaţiile foarte urgente care sunt transmise imediat.
Sursa:Biblioteca Univ Bucuresti

Niciun comentariu: