Crearea si salvarea fisierelor care contin registre de calcul

Utilizatorul poate crea un nou registru de calcul gol, sau putem folosi un sablon pentru a crea unul mai complex. Un sablon este un registru de calcul preformatat, pe sabloane pentru facturi, rapoarte financiare si alte foi de calcul ce se utilizeaza in mod frecvent.

In continuare voi prezenta cum se realizeaza un registru de calcul nou:

- se deschide meniul File si se selecteaza New, pe ecran va aparea caseta de dialog New care contine doua etichete General si Spreadsheet Solution

- pentru a crea un registru de calcul gol se face clic pe eticheta General apoi pe pictograma Workbook, Pentru a crea un registru de calcul pornind de la un sablon se face clic pe Spreadsheet Solutions. Pe ecran va aparea pictograma pentru mai multe tipuri de foi de calcul folosite mai frecvent, se face clic pe pictograma corespunzatoare tipului de registru de calcul pe care dorim sa-l cream

- dupa ce se face selectarea se face clic pe Ok sau se apasa tasta Enter, pe ecran va fi deschis un nou registru de calcul avind pe bara de titlu o denumire prestabilita, Excel va numerota filele, in cazul in care aveti deja deschis un regisru de calcul Book1, pe bara de titlu a noului registru de calcul va aparea Book2.

Tot ce introducem intr-un registru de calcul va fi salvat in memoria temporara a calculatorului, daca iesim din Excel, vom pierde datele respective. Ca atare este important sa salvam in mod regulat fisierele care contin registre de calcul pe harddisk sau pe discheta.

Atunci cind se salveaza pentru prima data un registru de calcul in memorie acesta trebuie sa primeasca o denumire. Pentru a denumi un registru de calcul se vor face urmatorii pasi:

- se deschide meniul File si se selecteaza Save sau se face clic pe butonul Save de pe bara cu instrumente standard, pe ecran va aparea caseta de dialog Save As

- se introduce denumirea pe care dorim sa o alocam registrului de calcul in caseta de text File Name, putem folosi pina la 218 caractere inclusiv orice combinatie de litere, cifre si spatii

- in mod normal, Excel salveaza registrele de calcul in dosarul My Documents, pentru a salva fisierul respectiv in alt dosar, se selecteaza din lista Save In, putem sa trecem la nivel de dosar superior executind clic pe butonul Up One Level de pe bara cu instrumente Save, din partea superioara a casetei de dialog, putem trece pe alta unitate de disc selectind-o in caseta Save In.

Pentru a salva un fisier pe care l-am mai salvat anterior si care este denumit, nu trebuie decit sa se execute clic pe butonul Save sau se poate apasa combinatia de taste Ctrl+S sau sa folosim “clasicul” File, Save. Excel va salva automat registrul de calcul si toate modificarile facute fara sa se mai deschida caseta de dialog Save As.

Uneori utilizatorul doreste sa modifice registrul de calcul, pastrind inca o copie a versiunii originale sau sa cream un nou registru de calcul prim modificarea unuia existent, putem face acest lucru salvind registrul de calcul sub alta denumire sau in alt dosar. In continuare voi prezenta ce trebuie facut in acest scop:

- se deschide meniul File si se selecteaza Save As, vom vedea caseta de dialog Save As, ca in cazul in care am salva registrul de calcul pentru prima data

- pentru a salva registrul de calcul sub alta denumire, se scrie noua denumire a fisierului peste cea veche, in caseta de text File Name

- pentru a salva fisierul pe alta unitate de disc sau in alt dosar, se selecteaza litera unitatii sau dosarul din lista Save In

- pentru a salva fisierul sub alt format se face clic pe sageata de derulare Save As Type si se selectaza formatul dorit

- se face clic pe butonul Save sau se apasa tasta Enter

se analizeaza lista, se selecteaza fisierul dorit si apoi se face clic pe Open

Uneori este posibil sa avem mai multe registre de calcul deschise simultan. Intr-un astfel de caz ne putem deplasa de la unul la altul pentru a vedea sau edita continutul oricaruia dintre ele. Voi prezenta in continuare citeva metode de deplasare:

- daca o parte din fereastra registrului de calcul care vrem sa ajungem este vizibila se face clic pe aceasta

- se deschide meniul Window si se selecteaza denumirea acestuia

- se apasa Ctrl+F6 pentru a ne muta la fereastra unui alt registu de calcul

Cind se inchide un registru de calcul, Excel elimina fereastra acestuia

de pe ecran, este util sa inchidem registrele de calcul dupa ce terminam lucrul cu acestea, pentru a elibera resursele calculatorului, astfel acesta va raspunde mai rapid comenzilor efectuate. Pentru a inchide un registru de calcul se vor urma pasii:

- in cazul in care fereastra pe care vrem sa o deschidem nu este activa, aceasta se va activa selectind registrul de calcul din lista cu registre de calcul de la sfirsitul meniului Window

- se face clic pe butonul Close(X) din coltul din dreapta sus a registrului de calcul

Niciun comentariu: