Editarea intrarilor

Dupa ce am introdus o informatie intr-o celula, aceasta se poate edita

fie pe bara de formule, fie direct in celula.

Pentru a edita o intrare in Excel:

- se face clic pe celula in care dorim sa editam informatia

- pentru ca utilizatorul sa inceapa operatia de editare, se face clic pe bara de formule, se apasa F2 sau se executa clic pe celula respectiva, astfel, se intra in modul de editare; pe bara de stare va aparea cuvintul Edit

- se apasa tastele ¬ sau ® pentru a muta punctul de inserare pe informatia introdusa, se apasa tasta Backspace pentru a sterge un caracter la stinga punctului de inserare, sau tasta Delete pentru a sterge un caracter la dreapta, apoi se introduc caracterele dorite

- se face clic pe butonul Enter de pe bara de formule sau se apasa tasta Enter de pe tastatura, pentru a accepta modificarile facute

- in cazul in care utilizatorul se razgindeste si nu mai dorim sa editam intrarea, se face clic pe butonul Cancel sau se apasa Esc.

Excel contine si un instrument de verificare al ortografiei, prin care se

gaseste rapid si se selecteaza cuvintele gresit scrise din foaia de calcul.

Pentru a efectua o verificare ortografica se vor parcurge urmatoarele etape:

- se face clic pe butonul Spelling de pe bara cu instrumente standard, Excel va gasi primul cuvint si-l va afisa in partea de sus a casetei de dialog Spelling, in caseta Change To va aparea o sugestie pentru corectarea greselii

- pentru a accepta sugestia si a corecta cuvintul scris gresit, se va face clic pe Change, sau se executa clic pe Change All pentru a corecta cuvintul respectiv peste tot acolo unde apare in text

- in cazul in care sugestia din caseta Change To nu este corecta utilizatorul poate proceda in felul urmator:

o se selecteaza alta sugestie din caseta Suggestion, apoi se face clic pe Change sau Change All

o se introduce formula corecta pe care utilizatorul o propune in caseta Change To, apoi se face clic pe Change sau Change All

o se face clic pe Ignore pentru a lasa cuvintul nemodificat

o se face clic pe Ignore All pentru a nu modifica nici una dintre aparitiile cuvintului respectiv in text

o se face clic pe Add pentru a adauga cuvintul in dictionar, astfel incit Excel sa nu il mai semnaleze ca fiind gresit

- cind nu vor mai fi gasite cuvinte scrise gresit, va fi afisat un mesaj, care anunta utilizatorul ca verificarea ortografiei a fost incheiata, se face clic pe Ok pentru confirmare

Functia AutoCorrect a programului Excel realizeaza corectarea automata a celor mai des intilinite greseli de ortografie, in timp ce se scrie. Daca de exemplu scriem gresit un cuvint si apasam tasta Enter, Excel va introduce forma corecta in celula.

Sunt corectate de asemenea si cuvintele care incep cu doua majuscule. In plus AutoCorrect scrie cu majuscula primul cuvint dintr-o propozitie si numele zielelor.

Putem de asemenea sa indicam si noi greselile pe care le facem frecvent pentru a fi corectate in timp ce scriem. De asemenea putem folosi functia AutoCorrect si pentru a inlocui o prescurtare. Voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:

- se deschide meniul Tools si se selecteaza AutoCorrect, pe ecran va aparea caseta de dialog AutoCorrect

- se scrie forma gresita in caseta de text Replace

- se scrie forma corecta in caseta de text With

- se face clic pe Add pentru a adauga intrarea in lista AutoCorrect

- daca dorim sa stergem o intrare din lista AutoCorrect, se selecteaza aceasta din lista si se face clic pe butonul Delete

De asemenea utilizatorul poate anula aproape orice operatie cind

lucreaza cu Excel, inclusiv orice modificare pe care o face intr-o celula. Pentru a anula o modificare se face clic pe butonul Undo de pe bara cu instrumente standard.

Pentru a anula o optiune de anulare, se face clic pe butonul Redo de

pe bara cu instrumente standard.

Pentru a copia, a muta sau a sterge simultan datele din mai multe

celule trebuie sa selecteze mai intii celulele respective. Dupa aceea se poate executa optiunea dorita.

Pentru a selecta o singura celula se face clic pe ea.

Pentru a selecta celule alaturate, se face clic pe prima celula din stinga

grupului si se trage cu mouse-ul in jos spre celula din dreapta jos, pentru a selecta toate celulele.

Pentru a celule care nu sunt alaturate, se tine apasata tasta Ctrl in timp

ce se face clic pe celulele individuale.

Pentru a selecta un intreg rind sau o coloana de celule, se face clic pe

capul de rind sau de coloana. Pentru a selecta rinduri sau coloane alaturate se face clic primul cap de rind si se trage mouse-ul peste celelalte. Pentru a selecta rinduri sau coloane care nu sunt adiacente, se apasa tasta Ctrl si se face clic pe fiecare cap de rind sau coloana pe care dorim sa o selectam.

Cind se copiaza sau se muta date, o copie a datelor respective este plasata intr-o zona de stocare temporara din memorie care poarta denumirea de Clipboard. De asemenea utilizatorul poate copia date in alta parte din foaia de calcul, sau in alte foi sau registre de calcul. Cind se copiaza datele originale ramin la locul lor, numai copia lor fiind plasata in locul indicat de catre utilizator.

Pentru a copia date se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic pe celula sau celulele care dorim sa le copiem

- se face clic pe Copy de pe bara cu instrumente standard, continutul celulei sau celulelor selectate vor fi copiate in Clipboard

- se selecteaza prima celula din zona unde dorim sa vrem sa plasam copia, pentru a copia datele in alta foaie sau registru de calcul, trebuie mai intii sa intram in foaia sau registul respectiv

- se face clic pe butonul Paste, Excel va insera continutul memoriei Clipboard acolo unde se afla punctul de inserare

Cea mai rapida metoda de copiere este metoda de tragere si plasare care poarta numele de Drag and Drop. Se selecteaza celulele pe care dorim sa le copiem, se tine apasata tasta Ctrl si se trage chenarul documentului pe care l-am selectat. Cind se elibereaza butonul mouse-ului, continutul va fi copiat in noua pozitie. Pentru a insera datele intre celulele existente se apasata tasta Ctrl+Shift in timp ce se se face tragerea.

Pentru a trage o copie in alta foaie se apasa tasta Ctrl+Alt in timp ce tragem celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa in foaia in cauza, in care vom putea fixa grupul selectat in pozitia dorita.

Mutarea datelor se face aproximativ la fel ca si copierea, cu exceptia faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate intr-o noua locatie.

Pentru a muta date se vor efectua urmatorii pasi:

- se selecteaza celulele pe care dorim sa le mutam

- se face clic pe Cut

- se selecteaza prima celula a zonei in care dorim sa plasam datele, pentru a muta datele in alta foaie de calcul, se deschide in foaia de calcul respectiva

- se face clic pe Paste

Pentru a muta rapid datele se foloseste facilitatea de tragere si plasare. Se selecteaza datele care trebuie mutate, apoi se trage din nou in noua pozitie chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele dintre celulele existente se apasa Ctrl+Shift in timp ce se efectueaza tragerea.

Pentru a trage o foaie in alta foaie se apasa tastele Ctrl+Alt in timp ce tragem celulele selectate pe eticheta foii respective. Excel va afisa foaia in cauza in care vom putea fixa grupul selectat in pozitia dorita.

Mutarea datelor se face apoximativ la fel cu copierea, cu exceptia faptului ca datele sunt luate de unde se afla si sunt plasate intr-o noua locatie.

Pentru a muta date se vor efectua urmatorii pasi:

- se vor selecta celulele pe care dorim sa le mutam

- se va face clic pe butonul Cut

- se selecteaza prima celula a zonei in care dorim sa introducem datele, pentru a muta datele in alta foaie de calcul se deschide acea foaie de calcul

- se face clic pe Paste

Pentru a muta rapid datele se va folosi binecunoscuta facilitate Drag and Drop. Se selecteaza datele care trebuiesc mutate apoi se trage in noua pozitie a chenarul celulelor selectate. Pentru a insera datele intre celulele existente, se apasa tasta Shift in timp ce se efectueaza tragerea. Pentru a muta datele in alta foaie de calcul, se apasa tasta Alt si se trage domeniul selectat pe eticheta foii de calcul. Pe ecran va fi adusa foaia respectiva unde se va fixa domeniul selectat de celule, in pozitia dorita.

Pentru a sterge datele dintr-o celula sau din mai multe, trebuie sa selectam si sa apasam tasta Delete. Excel ofera insa si optiuni pentru stergerea celulelor:

- se foloseste comanda Edit, Clear putem opta pentru a sterge doar atributele de formatare ale unei celule nu si continutul. Atributele de formatare ale unei celule inseamna culoarea, stilul chenarului, formatul numeric, marimea fontului si asa mai departe

- cu comanda Edit, Delete se pot elimina celule si tot ce contin acestea

In cazul in care vom folosi comanda Clear pentru eliminarea atributelor de formatare dintr-o celula sau a unui comentariu, se vor efectua pasii urmatori:

- se selecteaza celulele

- se deschide meniul Edit si se selecteaza Clear, pe ecran va aparea submeniul Clear

- se selecteaza optiunea dorita pentru eliminare: All, Formats, Contents sau Comments.

Folosind functia Find and Replace din Excel putem localiza anumite date si sa le inlocuim cu altele. Cind avem o eticheta, o valoare sau o formula introdusa gresit in intreaga foaie de calcul, putem folosi comanda Edit, Replace pentru a gasi si a inlocui toate aparitiile datelor gresite cu datele corecte.

Pentru a gasi si inlocui datele se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul Edit si se selectaza Replace, pe ecran va aparea caseta de dialog Replace

- se introduce in caseta de text Find What textul pe care dorim sa-l gasim

- se face clic pe caseta de text Replace With si se introduce textul pe care dorim sa-l folosim ca text de inlocuire

- in caseta Search, se indica daca optam pentru o cautare pe rinduri, sau una pe coloane

- daca dorim sa gasim o forma ortografica exact ca cea din caseta de cautare, se face clic pe Mach Case, daca dorim sa gasim celulele care contin exact ceea ce am specificat, se face clic pe Find Entire Cells Only

- se face clic pe Find Next pentru a gasi prima aparitie a textului specificat de catre utilizator, apoi se face clic pe Replace pentru a inlocui numai acea aparitie, sau pe Replace All pentru a inlocui toate aparitiile datelor specificate.

Niciun comentariu: