Introducerea diferitelor tipuri de date

Pentru a crea o foaie de calcul care sa poata fi utilizata trebuie sa introducem date in celula din interiorul ei. Tipurile de date care le putem introduce sunt: text, cifre, data(calendaristica), ora, formule, functii.

Textul este o combinatie de litere, cifre si spatii. In configuratia prestabilita, textul este aliniat automat la stinga, in interiorul celulei.

Pentru a introduce text intr-o celula:

- se face clic pe celula in care dorim sa introducem textul

- se introduce textul iar pe masura ce scriem textul apare in celula si pe bara de formule

- se apasa tasta Enter; textul introdus va aparea in celula, aliniat la stinga; in cazul in care am facut o greseala si dorim sa renuntam la datele introduse se apasa tasta Esc

datele introduse pot fi identificate pe baza capetelor de coloane si de rinduri. Capetele de coloane apar in partea superioara a foii de calcul, sub titlu. Capetele rindurilor sunt plasate in partea stinga a foii de calcul, de regula in coloana A.

Capetele coloanelor arata semnificatia numerelor curprinse in fiecare coloana. De regula, etichetele coloanelor indica perioadele de timp asa cum sunt ani, luni, zile. Capetele rindurilor arata ce reprezinta numerele din fiecare rind. De regula capetele rindurilor contin diverse categorii de date, cum ar fi denumirile produselor, numele angajatilor sau incasarile si cheltuielile din buget.

Cind se introduce textul unui cap de coloana se apasa tasta Tab in locul tastei Enter pentru a trece de la o celula la alta. Cind se introduce textul pentru capetele rindurilor se foloseste in schimb tasta cu sageata indreptata in jos.

De asemenea utilizatorul poate folosi diferite comentarii care se pot introduce intr-o celula in care sa fie incluse informatii detaliate despre datele dintr-o foaie de calcul.

In cazul in care utilizatorul doreste sa adauge un comentariu la o celula aceasta se face in felul urmator:

- se selecteaza celula in care dorim sa introducem comentariul

- se deschide meniul Insert si se selecteaza Comment sau se face clic pe butonul New Comment de pe bara cu instrumente Reviewing

- se introduce comentariul

- se face clic in afara celulei, in coltul din dreapta sus al celului va aparea un triughi rosu care indica faptul ca celula are in componenta sa un comentariu

pentru a citi ulterior comentariile, se plaseaza indicatorul mouse-ului pe o celula care are un punct rosu in coltul din dreapta sus. Excel va afisa comentariul.

Pentru a edita un comentariu, se selecteaza celula care il contine si apoi se foloseste comanda Insert, Edit Comment. Se efectueaza modificarile, apoi se face clic in afara celulei pentru a le salva. Pentru a sterge un comentariu se face clic pe celula, se selecteaza Edit, Clear apoi se selecteaza Comments.

Numerele pe care utilizatorul le va introduce pot contine caractere numerice de la 0-9 si urmatoarele caractere speciale:+,-,/,.,()$%. Acest lucru inseamna ca putem introduce virgule, puncte zecimale, semnul dolarului, procent si paranteze, impreuna cu valorile pe care le introducem.

Pentru a introduce un numar:

- se face clic pe celula in care dorim sa introducem numarul

- se introduce numarul; pentru a introduce un numar negativ, se plaseaza in fata acestuia semnul minus, sau se trece acesta intre paranteze. Pentru a introduce o fractie, se plaseaza inaintea acesteia cifra 0, de exemplu 0 ½, in caz contrar Excel va considera intrarea ca pe o data calendaristica.

- Se apasa tasta Enter, iar numarul introdus va aparea in celula aliniat la dreapta.

De asemenea utilizatorul poate introduce data si ora in diferite formate. Cind se introduce data folosind formatul, Excel converteste formatul intr-un numar care indica numarul de zile care s-a scurs de la 1900 pina la data respectiva.

Pentru a introduce data sau ora, se vor efectua urmatorii pasi:

- se face clic pe celula in care dorim sa introducem data sau ora

- se scrie data sau ora folosind formatul pe care il dorim pentru afisarea lor; se pot folosi linute de unire sau bare la introducerea datei

- se apasa tasta Enter; daca Excel recunoaste intrarea ca fiind o data sau o ora aceasta va aparea aliniata la dreapta in celula; dar in cazul in care Excel nu o recunoaste, ea va fi tratata ca text si va fi aliniata la stinga

Daca se introduce o coloana de date, putem specifica mai intii formatul dorit pentru data. Apoi cind introducem datele, Excel va adapta automat pentru a corespunde formatului ales. In loc sa fie scris integral apoi fiecare data in parte, putem selecta formatul respectiv pentru coloana si apoi sa scriem 28/03/2002, iar Excel va modifica formatul pentru a rezulta formatul Martie 28, 2002. Pentru a formata o coloana se face clic pe capul coloanei pentru a o selecta apoi se deschide meniul Format si se selecteaza Cells. In eticheta Numbers, se selecteaza formatul dorit pentru data.

Utilizatorul poate copia din celulele alaturate o intrare existenta, efectuind urmatorii pasi:

- se face clic pe marcajul de completare al celulei al carei continut dorim sa-l copiem

- se trage marcajul de completare in jos sau spre dreapta pentru a copia datele in celulele alaturate; va aparea o casuta care va arata exact ce date sunt copiate in celelalte celule.

In cazul in care copiem un numar, o luna sau un obiect care poate fi interpretat ca serie, dar nu vrem sa crem o serie ci numai sa-l copiem exact continutul celulei respecitve – se tine apasata tasta Ctrl atunci cind tragem marcajul de completare.

Introducerea seriilor cum ar fi cel de ani este asemanatoare copierii continutului celulelor. Cind tragem marcajul de completare al celulei de origine, functia AutoFill lucreaza in locul nostru, interpretind prima intrare si completind seria de baza a acesteia. De exemplu daca scriem 2002 intr-o celula apoi tragem marcajul de umplere al celulei peste celulele adiacente se va crea o serie care incepe cu 2002, 2003, 2004 etc. Cind se efectueaza tragerea, casuta care apare pe ecran va arata exact ce copiem, astfel incit sa putem opri in celula corespunzatoare, pentru a crea exact seria dorita.

Desi functia AutoFill este foarte potrivita pentru crearea unei noi serii scurte de intrari pot exista situatii in care controlul asupra situatiei trebuie sa fie mai mare.

In principiu se vor furniza doua intrari ca model pentru seria de celule alaturate, iar Excel le va folosi pentru a calcula restul seriei. In continuare voi prezenta cum se poate realiza acest lucru:

- se introduce prima valoare intr-o celula

- se trece in a doua celula si se introduce a doua valoare din serie

- se selecteaza ambele celule prin tragerea mouse-ului peste ele, Excel va selecta celulele

- se trage marcajul de completare peste cite celule este necesar; Excel va calcula seria si va completa celulele selectate cu valorile corespunzatoare

Cind se introduc primele litere ale unei intrari, functia AutoComplete poate completa in mod inteligent intrarea pe baza intrarilor pe care le-am oferit deja in acea coloana. Functia AutoComplete poate fi folosita numai pentru date introduse pe coloane si nu si pe rinduri. De exemplu in cazul in care dorim sa introducem numele tarilor de origine pentru niste produse, se scrie numele tarii o data iar data viitoare doar incepem sa introducem numele tarii respective. Functia AutoComplete va completa restul in locul utilizatorului.

In configuratia prestabilita, functia AutoComplete este intotdeauna activata, astfel incit aceasta nu trebuie activata. In cazul in care in timpul lucrului aceasta incomodeaza aceasta poate fi dezactivata folosind comanda Tools, Options. Se face clic pe eticheta Edit si apoi pe Enable AutoComplete for Cell Values pentru a dezactiva optiunea.

Pentru a vedea cum lucreaza functia AutoFormat, se vor efectua urmatorii pasi:

- se scrie de exemplu England intr-o celula si se apasa tasta cu sageata in jos pentru a trece la celula urmatoare, se scrie Spain si apoi se apasa din nou tasta cu sageata in jos apoi se scrie Italy si se apasa tasta cu sageata

- se scrie din nou e iar in celula va aparea England, se apasa Enter pentru a accepta intrarea, in acelasi mod se face si cu Spain sau Italy

- pentru a vedea o lista cu intrarile din AutoComplete, se face clic pe butonul din dreapta pe urmatoarea celula si se selecteaza Pick From List din meniul de comenzi rapide; Excel va arata lista de intrari PickLista in ordine alfabetica, creta in mod automat in bara cuvintelor pe care le-am introdus in coloana

- se face clic pe cuvint din PickList pentru a-l insera in celula selectata

Niciun comentariu: