Tiparirea unui registru de calcul in Excel

Un registru de calcul este o colectie de foi de calcul, care seamana cu paginile unui carnet. Putem tipari intregul carnet deodata, sau numai citeva pagini din el.

Inainte de a tipari o foaie de calcul, trebuie sa verificam daca este configurata corect pentru a putea fi tiparita. Pentru aceasta se deschide File si se selecteaza Page Setup.

In lista care am s-o prezint in continuare sunt citeva dintre optiunile de configurare a paginii grupate in functie de etichetele in care se afla.

Eticheta Page

Orientation Se selecteaza Portrait pentru a tipari pe foaia aseazata vertical si Landscape pentru a tipari pe foaia asezata orizontal.

Scaling Putem micsora sau mari registrul de calcul penru a corespunde unui anume format de pagina.

Paper Size In configuratia prestabilita acesta este 8,5x11 inci, dar putem alege si alte dimensiuni de pe lista prezentata.

Print Quality Putem tipari foaia de calcul alegind optiunea de calitate draft pentru a tipari rapid si a reduce efortul imprimantei, sau putem tipari folosind o calitate ridicata, pentru o versiune finala. Calitatea tiparirii este masurata in dpi (dots per inch – puncte pe inci), cu cit este mai mare aceasta valoare cu atit este mai buna si calitatea tiparirii.

First Page Number Putem stabili pentru prima pagina, daca dorim un numar diferit de 1. Optiunea Auto prestabilita stabileste ca numerotarea paginilor sa inceapa cu 1, daca tiparirea incepe cu prima pagina, sau sa inceapa numaratoarea cu numarul corespunzator paginii care este tiparita prima.

Eticheta Margins

Top, Bottom, Left, Right Putem modifca valorile pentru toate marginile.

Header, Footer Putem specifica la ce distanta dorim sa fie tiparite antetul si subsolul fata de marginea paginii. Pentru a include un antet sau un subsol in registrul de calcul trebuie sa folosim eticheta Header and Footer.

Center on Page Putem centra datele registrului de calcul intre marginile din stinga si din dreapta (Horizontally – pe orizontala) si intre marginile de sus in jos (Vertically – pe verticala).

Eticheta Header/Footer

Header, Footer Putem introduce un antet cum ar fi un titlu care sa apara la inceputul fiecarei pagini sau un subsol care sa fie tiparit la sfirsitul fiecarei pagini.

Custom Header, Custom Footer Putem folosi butoanele Custom Header sau Custom Footer spre a crea anteturi si subsoluri pentru introducerea orei, datei , a denumirii foii de calcul de pe eticheta si a denumirii fisierului care contine registul de calcul.

Eticheta Sheet

Print Area Putem tipari un fragment dintr-un registru sau dintr-o foaie de calcul indicind domeniul de celule pe care dorim sa-l tiparim. Putem scrie adresa domeniului sau sa facem clic pe pictograma Collapse Dialog Box din dreapta casetei de text, pentru a inchide caseta de dialog Page Setup si sa tragem mouse-ul peste celule pentru a le selecta. Daca nu se selecteaza o zona de tiparit, Excel va tipari fie intreaga foaie, fie intregul registru de calcul, in functie de optiunile selectate in eticheta Page.

Print Titles Daca avem un rind sau o coloana de intrari care vrem sa fie repetate ca titluri pe fiecare pagina, se scrie grupul ce compune rindul sau coloana respectiva, se selecteaza cu mouse-ul.

Print Ii putem spune programului cu exactitate cum dorim sa fie tiparite anumite elemente ale registrului de calcul, de exemplu daca dorim sa fie tiparite liniile de retea, liniile care formeaza celulele, putem opta si pentru tiparirea in alb-negru a unei foi de calcul color.

Page Order Putem indica cum sa fie citite sau tiparite datele din foaia de calcul, in sectiuni de sus in jos sau in sectiuni de la stinga la dreapta. In acest fel Excel poate stabili modul de tiparire a zonelor din afara suprafetei care incape in pagina. De exemplu, daca unele coloane din dreapta nu incap pe prima pagina si unele rinduri nu mai incap la sfirsitul primei pagini, putem specifica care va fi urmatoarea zona ce va fi tiparita.

Cind se termina introducerea optiunilor se face clic pe butonul Ok.

Dupa ce-am stabilit configuratia paginii si partea pe care utilizatorul doreste s-o tipareasca trebuie sa vedem cum arata pagina la tiparire. Pentru a revizui o lucrare de tiparit, se deschide meniul File si se selecteaza Print Preview sau se face clic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente standard.

Dupa ce am configurat pagina si se revede aspectul registrului de calcul, vine momentul tiparirii. Se pot tipari datele selectate, foile selectate sau intregul registru de calcul.

Pentru a tipari un registru de calcul, se vor efectua urmatorii pasi:

- daca dorim sa tiparim un fragment din foaia de calcul acesta trebuie selectat, daca dorim sa tiparim una sau mai multe foi din acelasi registru de calcul, se selecteaza etichetele lor. Pentru a tipari intregul registru de calcul, se trece peste acest pas

- se deschide meniul File si se selecteaza Print sau se apasa Ctrl+P, iar pe ecran va aparea caseta de dialog Print

- se vor selecta optiunile care vor fi folosite:

o Page Range permite tiparirea uneia sau a mai multor pagini, de exemplu daca zona selectata pentru tiparire cuprinde 15 pagini si nu dorim sa tiparim decit paginile 5-10 se selecteaza Pages si se introduc numerele primei si ultimei pagini in casetele From si respectiv To

o Print What perimite utilizatorului sa tipareasca celulele selectate, foile de calcul selectate sau intregul registru de calcul

o Copies permite tiparirea mai multor exemplare ale celulelor selectate, ale foilor de calcul selectate sau ale regisrului de calcul

o Collate permite tiparirea doar a unui exemplar din ceea ce am selectat, pentru tiparire si abia apoi celelalte exemplare, aceasta optiune este disponibila atunci cind tiparim ceva in mai multe exemplare

o Se face clic pe Ok sau se apasa tasta Enter

In timp ce este tiparita lucrarea, putem continua lucrul in Excel. Daca imprimanta lucreaza la o alta comada trimisa de catre utilizator, Windows amina tiparirea lucrarii pina cind ea va putea fi preluata de catre imprimanta.

Pentru a putea vedea coada de asteptare si a sterge comanda pentru tiparirea unei lucrari, se vor efectua urmatorii pasi:

- se face dublu clic pe pictograma Printer de pe bara de sarcini din Windows, iar pe ecaran va fi afisata coada de asteptare a imprimantei

- se face clic pe lucrarea care dorim sa o eliminam

- se deschide meniul Document si se selecteaza Cancel Printing

Folosind optiunea Print Area, ii indicam programului Excel ce parte din foaia de calcul dorim sa fie tiparita. Aceasta optiune permite sa delimitam un fragment ca pagina separata si sa tiparim acea pagina. In cazul in care fragmentul este prea mare pentru a incapea pe o singura pagina, Excel il imparte in mai multe pagini. Daca nu se selecteaza o zona de tiparit, Excel va tipari fie intreaga foaie, fie intregul registru de calcul – in functie de optiunile selectate in caseta de dialog Print.

Pentru a selecta o zona de tiparit si a tipari foaia de calcul in acelasi timp, se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul File si se selecteaza Page Setup, pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup

- se face clic pe eticheta Sheet pentru a vedea optiunile pentru pagina

- se face clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Print Area, Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page Setup

- se selecteaza cu mouse-ul celulele pe care dorim sa le tiparim, zona selectata va fi inconjurata de un chenar cu linie intrerupta, iar referintele absolute la celule pentru celulele respective au in dreptul lor simbolul $ in caseta de text Print Area

- se face clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni in caseta de dialog Page Setup

- se face clic pe Print in caseta de dialog Page Setup pentru a deschide caseta de dialog Print, apoi se face clic pe Ok pentru a tipari foaia de calcul

Cind se tipareste un registru de calcul, Excel stabileste intreruperile de pagina in functie de formatul hirtiei, de margini si de zona selectata pentru tiparire. Pentru ca paginile sa arate mai bine si ca intreruperile sa fie facute in mod logic, este util sa evidentiem intreruperile automate de pagina si sa folosim propriile intreruperi de pagina. Dar inainte de a introduce propriile noastre intreruperi de pagina, se vor incerca urmatoarele variante:

- se stabilesc inaltimile coloanelor individuale pentru a folosi cit mai optim spatiul

- se poate tipari registrul de calcul pe orizontala folosind orientarea Landscape

- se selecteaza valori mai mici pentru marginile din stinga, din dreapta, de sus si de jos.

In cazul in care au fost incercate aceste variante, va fi in continuare necesar sa inseram intreruperi de pagina, Excel ofera o optiune pentru a vedea exact unde vor aparea intreruperile de pagina, spre a putea modifica se vor face pasii urmatori:

- se deschide meniul View si se selecteaza Page Break Preview

- daca pe ecran apare un mesaj se face clic pe Ok, foaia de calcul va fi afisata cu intreruperi de pagina

- pentru a muta o intrerupere de pagina, se trage linia intrerupta in pozitia dorita, pentru a sterge o intrerupere de pagina, se scoate aceasta in afara ecranului, pentru a insera o intrerupere de pagina, se intra in prima celula din coloana, la dreapta punctului in care vrem sa inseram intreruperea de pagina sau pe rindul situat sub acesta. Un exemplu ar fi ca pentru a insera o intrerupere de pagina intre rindurile 24 si 25 se intra in celule A25, se deschide meniul Insert si se selecteaza Page Break, la stinga coloanei selectate sa deasupra rindului selectat va aparea o linie intrerupta

- pentru a iesi si a reveni in modul de afisare normal se deschide meniul View si se selecteaza Normal

Excel ofera utilizatorului o metoda de selectare a etichetelor si titlurilor aflate in partea de sus si la marginea din stinga a unei foi de calcul mai mari pentru a fi tiparite in fiecare pagina a foii de calcul. Aceasta optiune este utila atunci cind foaia de calcul este prea mare pentru a fi tiparita pe o singura pagina. In cazul in care utilizatorul nu o foloseste coloanele si rindurile care nu incap vor fi tiparite pe pagini succesive, fara nici o eticheta de identificare.

Pentru a tipari capetele de coloana si/sau rind pe fiecare pagina se vor face urmatorii pasi:

- se deschide meniul File si se selecteaza Page Setup, pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup

- se face clic pe eticheta Sheet pentru a vedea optiunile pentru pagina

- pentru a fi repetate etichetele coloanelor si titlul foii de calcul, se face clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top, Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page Setup

- se selecteaza cu mouse-ul rindurile care dorim sa fie tiparite pe fiecare pagina, zona selectata va fi inconjurata cu un chenar cu linie intrerupta, iar referintele absolute la celulele casetei de text Rows to Reapeat at Top apar insotite de simbolul dolarului.

- Se face clic pe pictograma Collapse Dialog, pentru a reveni in caseta de dialog Page Setup

- Pentru a repeta capetele rindurilor, se face clic pe pictograma Collapse Dialog din dreapta casetei de text Rows to Repeat at Top. Din nou, Excel va micsora dimensiunea casetei de dialog Page Setup

- Se selecteaza etichetele rindurilor care vrem sa fie repetate pe fiecare pagina

- Se face din nou clic pe pictograma Collapse Dialog pentru a reveni in caseta de dialog Page Setup

- Pentru a tipari foaia de calcul, se face clic pe Print, se va deschide caseta de dialog Print, apoi se face clic pe Ok

Excel permite adaugarea de anteturi si note de subsol pentru a tipari informatii la inceputul si sfirsitul fiecarei pagini. Informatiile pe care le putem introduce pot fi text, numere de pagina, data si ora curente, denumirea fisierului care contine registrul de calcul si denumirea de pe eticheta a foii de calcul.

Se pot folosi anteturile sau subsolurile sugerate de catre Excel sau putem crea propriile noastre anteturi. Putem folosi si comenzi speciale pentru a controla aspectul antetului sau subsolului. De exemplu se pot folosi caractere aldine sau italice, sau sa subliniem textul din atent sau subsol. De asemenea textul se poate alinia la stinga sau la dreapta sau sa-l centram.

Pentru a adauga anteturi sau subsoluri se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul View si se selecteaza Headers and Footers sau se face clic pe eticheta Header and Footer din caseta de dialog Page Setup, pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup

- pentru a selecta un antet se face clic pe caseta de derulare Header, Excel va afisa o lista cu sugestii pentru anteturi, se parcurge lista si se face clic pe antetul dorit, in partea de sus a etichetei Header/Footer va aparea un model al antetului selectat

- pentru a selecta un subsol, se face clic pe sageata de derulare Footers, Excel va afisa o lista cu tipurile de subsoluri, se parcurge lista si se face clic pe subsolul dorit, in partea de sus a etichetei Header/Footer va aparea un model al subsolului selectat

- se face clic pe Ok pentru a inchide caseta de dialog Page Setup si se revine in foaia de calcul, sau se face clic pe butonul Print pentru a deschide caseta de dialog Print si se face clic pe Ok pentru a tipari foaia de calcul.

In cazul in care foaia de calcul este prea mare pentru a fi tiparita pe o pagina, chiar si dupa ce se modifica orientarea si marginile, va trebui sa folosim optiunea Fit To. Aceasta optiune conduce la micsorarea foii de calcul, astfel incit sa se incadreze in numarul de pagini specificat. De asemenea putem specifica lungimea si latimea documentului.

Pentru a realiza aceasta operatie se vor efectua urmatorii pasi:

- se deschide meniul File si se selecteaza Page Setup, pe ecran va aparea caseta de dialog Page Setup

- se face clic pe eticheta Page pentru a vedea optiunile pentru pagina

- in casetele de text Fit to XX Page(s) Wide By si XX Tall, se introduce numarul de pagini in care dorim sa se incadreze datele

- se face clic pe Ok pentru a inchide caseta de dialog Page Setup si a reveni in foaia de calcul, sau se face clic pe butonul Print pentru a deschide caseta de dialog Print, si apoi pe Ok pentru a tipari foaia de calcul.

Niciun comentariu: